Für alle Teilnehmer und deren Eltern veranstaltet WHEST in der Regel ca. 10 Tage vor den Ferien ein Vorbereitungstreffen, bei dem ausführlich über die bevorstehende Reise informiert wird.
Alle Themen rund um die Fahrt, wie z.B. Taschengeld, Programm, Gepäck und Telefonieren werden hier erörtert. Außerdem erhalten alle Teilnehmer ihre detaillierten Reiseunterlagen sowie den Namen und die Anschrift ihrer Gastfamilie. Das Treffen hat auch den Vorteil, dass sich die Jugendlichen schon vor der Reise untereinander kennenlernen können. Diejenigen, die am Tag des Treffens verhindert sind oder zu weit von Friedrichsdorf entfernt wohnen, bekommen alle Unterlagen, die beim Vorbereitungstreffen verteilt wurden, unverzüglich per Post zugesandt.